Xây dựng quy tắc đặt mã hàng trong kho: Làm thế nào để tránh trùng mã và nhầm sản phẩm?

Trong hoạt động quản lý kho, mã hàng là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp nhận diện, phân loại và theo dõi từng sản phẩm. Khi số lượng mặt hàng ngày càng tăng, việc đặt mã thiếu thống nhất có thể dẫn đến nhiều vấn đề như trùng mã sản phẩm, xuất nhầm hàng, sai lệch tồn kho và mất thời gian kiểm kê.

Vì vậy, xây dựng quy tắc đặt mã hàng trong kho ngay từ đầu là bước cần thiết để chuẩn hóa dữ liệu, nâng cao hiệu quả quản lý và tạo nền tảng cho việc ứng dụng công nghệ mã vạch.

​​​​

1. Vì sao doanh nghiệp cần xây dựng quy tắc đặt mã hàng trong kho?

Ở những kho hàng có ít sản phẩm, nhân viên có thể ghi nhớ mặt hàng dựa trên tên gọi hoặc vị trí lưu trữ. Tuy nhiên, khi danh mục sản phẩm mở rộng, cách quản lý thủ công này dễ phát sinh nhầm lẫn.

Một sản phẩm có thể được gọi bằng nhiều tên khác nhau giữa bộ phận mua hàng, kho và bán hàng. Ngược lại, những sản phẩm có tên gần giống nhau nhưng khác quy cách, kích thước hoặc phiên bản cũng có thể bị nhầm thành một loại.

Việc thiếu quy tắc đặt mã hàng có thể dẫn đến một số vấn đề phổ biến:

• Trùng mã sản phẩm: Hai mặt hàng khác nhau sử dụng cùng một mã, gây khó khăn khi nhập, xuất và kiểm kê.

• Nhầm lẫn giữa các phiên bản: Sản phẩm cùng tên nhưng khác kích thước, màu sắc, chất liệu hoặc quy cách đóng gói không được phân biệt rõ ràng.

• Sai lệch dữ liệu tồn kho: Nhân viên ghi nhận nhập kho theo một mã nhưng xuất kho theo mã khác.

• Khó tra cứu thông tin: Mã hàng không có cấu trúc thống nhất khiến nhân viên khó xác định sản phẩm cần tìm.

• Khó mở rộng hệ thống quản lý: Khi doanh nghiệp triển khai phần mềm kho, ERP hoặc hệ thống mã vạch, dữ liệu mã hàng thiếu chuẩn hóa có thể làm tăng khối lượng công việc điều chỉnh.

Một hệ thống mã hàng tốt không nhất thiết phải phức tạp. Điều quan trọng là mỗi mã cần có ý nghĩa rõ ràng theo quy định của doanh nghiệp, dễ quản lý và không bị sử dụng trùng cho các mặt hàng khác nhau.

2. Những nguyên tắc cần tuân thủ khi đặt mã hàng trong kho

2.1. Mỗi sản phẩm cần có mã định danh riêng

Nguyên tắc đầu tiên là mỗi mặt hàng được quản lý độc lập cần có một mã duy nhất trong hệ thống.

Ví dụ, một doanh nghiệp kinh doanh áo đồng phục có thể quản lý áo cùng mẫu nhưng khác kích cỡ bằng các mã riêng:

• AO-THUN-001-S

• AO-THUN-001-M

• AO-THUN-001-L

Trong đó, phần cuối thể hiện kích cỡ của sản phẩm. Nhờ vậy, nhân viên có thể phân biệt các phiên bản thay vì chỉ dựa vào tên gọi chung là “áo thun”.

Doanh nghiệp cần xác định rõ cấp độ quản lý mã. Nếu màu sắc, kích thước, phiên bản hoặc quy cách đóng gói ảnh hưởng đến việc nhập, xuất và kiểm kê, các biến thể đó nên được xem xét quản lý bằng mã riêng.

2.2. Thống nhất cấu trúc mã hàng

Doanh nghiệp nên xây dựng một cấu trúc mã chung thay vì để mỗi nhân viên tự đặt mã theo thói quen.

Ví dụ, có thể sử dụng cấu trúc:

NHÓM HÀNG – MÃ DÒNG SẢN PHẨM – MÃ BIẾN THỂ

Một số ví dụ minh họa:

Mã hàng	Ý nghĩa
LK-001-01	Linh kiện thuộc dòng sản phẩm 001, biến thể 01
LK-001-02	Linh kiện thuộc dòng sản phẩm 001, biến thể 02
BB-015-01	Bao bì thuộc dòng sản phẩm 015, biến thể 01

Đây chỉ là cấu trúc tham khảo. Doanh nghiệp cần điều chỉnh theo đặc điểm ngành hàng, số lượng sản phẩm và phương thức quản lý thực tế.

Một cấu trúc thống nhất giúp nhân viên dễ hiểu mã hàng, đồng thời hạn chế tình trạng cùng một loại sản phẩm nhưng được đặt mã theo nhiều cách khác nhau.

2.3. Tránh sử dụng mã quá dài hoặc quá phức tạp

Mã hàng cần đủ thông tin để phân biệt sản phẩm nhưng không nên chứa quá nhiều ký tự không cần thiết.

Chẳng hạn, nếu mã hàng chứa tên nhà cung cấp, ngày nhập, tên nhân viên, vị trí kệ và nhiều thông tin khác, việc thay đổi nhà cung cấp hoặc di chuyển vị trí lưu kho có thể khiến mã trở nên khó quản lý.

Thay vào đó, doanh nghiệp nên giữ mã hàng ổn định và lưu những thông tin thường xuyên thay đổi trong các trường dữ liệu riêng của phần mềm quản lý kho.

Các thông tin như vị trí lưu trữ, số lô, ngày sản xuất và hạn sử dụng nên được quản lý theo nhu cầu nghiệp vụ, không nhất thiết phải đưa tất cả vào mã định danh sản phẩm.

2.4. Hạn chế thay đổi mã sau khi đã đưa vào sử dụng

Khi mã hàng đã được sử dụng trong chứng từ nhập kho, xuất kho, kiểm kê hoặc giao dịch bán hàng, việc thay đổi mã có thể ảnh hưởng đến khả năng đối chiếu dữ liệu.

Do đó, doanh nghiệp nên quy định rõ trường hợp nào được phép tạo mã mới, trường hợp nào cần cập nhật thông tin mô tả và trường hợp nào phải ngừng sử dụng mã cũ.

Nếu cần thay đổi mã, cần có quy trình chuyển đổi và lưu lại mối liên hệ giữa mã cũ với mã mới để tránh mất dấu lịch sử giao dịch.

3. Quy trình xây dựng quy tắc đặt mã hàng trong kho

Để quy tắc đặt mã hàng có thể áp dụng lâu dài, doanh nghiệp nên triển khai theo từng bước thay vì đặt mã riêng lẻ cho từng mặt hàng.

Bước 1: Rà soát danh mục hàng hóa hiện có

Trước tiên, doanh nghiệp cần tổng hợp danh sách sản phẩm đang được quản lý trong kho, bao gồm tên hàng, nhóm hàng, quy cách, đơn vị tính, nhà cung cấp và các thuộc tính cần phân biệt.

Ở bước này, cần phát hiện những trường hợp có khả năng trùng lặp như:

• Cùng một sản phẩm nhưng có nhiều tên gọi.

• Một mặt hàng được tạo thành nhiều bản ghi khác nhau.

• Nhiều sản phẩm có tên gần giống nhưng khác quy cách.

• Mã hàng đang được sử dụng không theo một quy tắc thống nhất.

Việc rà soát giúp doanh nghiệp có dữ liệu đầu vào rõ ràng trước khi thiết kế hệ thống mã mới.

Bước 2: Phân nhóm hàng hóa

Sau khi làm sạch danh mục, doanh nghiệp tiến hành phân nhóm theo đặc điểm quản lý. Tùy ngành nghề, nhóm hàng có thể được chia theo loại sản phẩm, chức năng, dòng sản phẩm hoặc mục đích sử dụng.

Ví dụ, một doanh nghiệp sản xuất có thể phân loại thành nguyên vật liệu, linh kiện, bán thành phẩm, thành phẩm và vật tư đóng gói.

Mỗi nhóm nên có ký hiệu thống nhất, dễ nhận biết và không trùng lặp với các nhóm khác.

Bước 3: Thiết kế cấu trúc mã và quy định cách tạo mã mới

Doanh nghiệp cần xác định mã gồm những thành phần nào, cách viết chữ và số, độ dài mã, cách thể hiện biến thể và nguyên tắc cấp mã tiếp theo.

Đặc biệt, nên chỉ định bộ phận hoặc người có quyền tạo mã mới. Khi phát sinh sản phẩm mới, nhân viên cần kiểm tra danh mục hiện có trước khi đề nghị cấp mã, tránh tình trạng mỗi bộ phận tự tạo một mã riêng cho cùng một mặt hàng.

Bước 4: Kiểm tra trùng mã và thử nghiệm

Trước khi áp dụng chính thức, cần kiểm tra toàn bộ danh mục để phát hiện mã trùng, mã không đúng cấu trúc và những sản phẩm có thông tin chưa đầy đủ.

Doanh nghiệp có thể thử nghiệm quy tắc trên một nhóm hàng trước. Sau đó, đánh giá xem nhân viên có dễ tra cứu, nhận diện và sử dụng mã trong quy trình nhập xuất hay không.

Bước 5: Ban hành quy định và đào tạo nhân viên

Quy tắc đặt mã cần được lập thành tài liệu hướng dẫn, trong đó nêu rõ cách tạo mã, cách kiểm tra mã đã tồn tại, người chịu trách nhiệm phê duyệt và cách xử lý khi phát hiện sai sót.

Tất cả bộ phận liên quan như mua hàng, kho, bán hàng và kế toán cần sử dụng chung một danh mục mã hàng để bảo đảm dữ liệu nhất quán.

4. Kết hợp mã hàng với mã vạch để hạn chế nhầm lẫn

Sau khi chuẩn hóa mã hàng, doanh nghiệp có thể cân nhắc ứng dụng mã vạch để hỗ trợ nhận diện sản phẩm trong quá trình nhập kho, xuất kho, kiểm kê và luân chuyển hàng hóa.

Mã hàng là thông tin định danh được quản lý trong hệ thống, còn mã vạch là hình thức mã hóa dữ liệu để thiết bị có thể đọc tự động. Tùy giải pháp triển khai, mã vạch có thể chứa mã sản phẩm hoặc một mã định danh được liên kết với thông tin sản phẩm trong phần mềm.

Khi nhân viên sử dụng máy quét mã vạch để ghi nhận hàng hóa, hệ thống có thể đối chiếu dữ liệu được quét với danh mục đã thiết lập. Điều này giúp giảm việc nhập mã thủ công, hạn chế lỗi đánh máy và rút ngắn thời gian xử lý.

Tuy nhiên, mã vạch không tự động giải quyết mọi vấn đề nếu danh mục mã hàng ban đầu chưa được chuẩn hóa. Nếu hai sản phẩm bị gán nhầm mã hoặc dữ liệu trên phần mềm không chính xác, việc quét mã vẫn có thể dẫn đến sai lệch. Vì vậy, chuẩn hóa danh mục cần được thực hiện trước hoặc song song với quá trình triển khai.

Tùy theo nhu cầu, doanh nghiệp có thể lựa chọn:

• Máy quét mã vạch: Hỗ trợ nhận diện sản phẩm khi nhập, xuất và kiểm kê.

• Máy in mã vạch: In tem nhãn có thông tin nhận diện để dán lên sản phẩm, thùng hàng hoặc vị trí lưu kho.

• Thiết bị kiểm kho cầm tay: Phù hợp với hoạt động kiểm kê và ghi nhận dữ liệu tại nhiều vị trí trong kho.

• Phần mềm quản lý kho: Lưu trữ danh mục mã hàng, theo dõi số lượng tồn và ghi nhận các giao dịch nhập xuất.

Việc lựa chọn thiết bị cần dựa trên quy mô kho, số lượng mã hàng, môi trường làm việc và khả năng tích hợp với phần mềm hiện có.

5. Những sai lầm doanh nghiệp nên tránh khi quản lý mã hàng

Ngay cả khi đã có quy tắc đặt mã, doanh nghiệp vẫn có thể gặp vấn đề nếu quy trình quản lý không được thực hiện thống nhất.

Để nhiều bộ phận tự tạo mã: Điều này dễ tạo ra nhiều mã cho cùng một sản phẩm. Doanh nghiệp nên quản lý việc cấp mã tập trung hoặc thiết lập cơ chế phê duyệt rõ ràng.

Sử dụng lại mã của sản phẩm đã ngừng kinh doanh: Việc tái sử dụng mã có thể khiến dữ liệu lịch sử bị nhầm lẫn. Tốt hơn hết, doanh nghiệp nên ngừng sử dụng mã cũ nhưng vẫn giữ lại thông tin để tra cứu.

Đưa thông tin thay đổi thường xuyên vào mã: Những thông tin như vị trí kệ hoặc nhà cung cấp có thể thay đổi. Nếu đưa trực tiếp vào mã định danh, doanh nghiệp có thể phải đổi mã không cần thiết.

Không kiểm tra dữ liệu trước khi nhập hệ thống: Danh mục có mã trùng, tên hàng không thống nhất hoặc thiếu thông tin biến thể sẽ gây khó khăn cho quá trình quản lý về sau.

Chỉ chuẩn hóa mã nhưng bỏ qua quy trình vận hành: Quy tắc đặt mã cần được áp dụng trong toàn bộ quy trình nhập hàng, xuất hàng, kiểm kê và cập nhật dữ liệu. Nếu nhân viên vẫn ghi nhận theo cách riêng, hiệu quả quản lý sẽ bị hạn chế.

6. Mã Vạch Hải Anh hỗ trợ doanh nghiệp ứng dụng giải pháp mã vạch trong quản lý kho

Chuẩn hóa mã hàng là bước quan trọng để doanh nghiệp nâng cao độ chính xác trong quản lý kho và chuẩn bị cho việc ứng dụng công nghệ nhận diện tự động.

Với nhu cầu quản lý ngày càng đa dạng, doanh nghiệp cần lựa chọn giải pháp phù hợp giữa mã hàng, tem nhãn, thiết bị đọc mã vạch và phần mềm quản lý. Sự kết hợp đồng bộ giúp quá trình nhận diện, ghi nhận và đối chiếu hàng hóa được thực hiện thuận tiện hơn.

Mã Vạch Hải Anh cung cấp các giải pháp và thiết bị mã vạch phục vụ hoạt động quản lý hàng hóa, kho vận và sản xuất. Tùy theo quy mô vận hành, doanh nghiệp có thể tìm hiểu các thiết bị như máy quét mã vạch, máy in mã vạch và thiết bị kiểm kho cầm tay để lựa chọn phương án phù hợp với hệ thống hiện có.

Trước khi triển khai, doanh nghiệp nên rà soát danh mục sản phẩm, xác định nhu cầu quản lý và kiểm tra khả năng tương thích giữa thiết bị với phần mềm đang sử dụng.

CÔNG TY TNHH TM DV MÃ VẠCH HẢI ANH

Hotline: 0918.495.400 | Email: info@mavachhaianh.com

Địa chỉ: 72/27 Nhất Chi Mai, Phường 13, Quận Tân Bình, Tp Hồ Chí Minh